【Excel、Googleスプレッドシート】表や図を作成するスピードを上達させるために気をつけるポイント5選

はじまり#

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今回は、神Excelで設計書を作りまくっていた僕が、表や図を作成するスピードを向上させるための方法を紹介していきたいと思います。

リサちゃん

あいよー。

ExcelやGoogleスプレッドシートを使う際にショートカットキーを覚えておくことは、何よりも大事です。2アクション以上必要な操作を1アクションで済ませることが出来ます。

以下のショートカットキーは、表作成において多用する操作ですので、早い内に身に付けておくことで時間を沢山節約できます。以下の一覧は、Windowsをベースに書いているので、Macでは使えないものがあるかもしれません。

特に行の追加は、移動したい行があった際にその行をコピーして、移動先の行に行の追加をすると、行が移動できる操作になっていますので、これを覚えているかいないかはかなり作業速度に差が出ます。

とある行を別の行に移動する作業って、頻度多くないですか？そんな頻繁に行う作業はショートカットしてしまいましょう。

そして、このショートカットキーを身に付けさせるために、毎日知らないショートカットキーを1つ決めて何度も反復して身体に染み込ませましょう。

僕も、学生の時のアルバイト先でExcelを使っていたので、毎回稼働時間の最初にショートカットキーを1つ調べて、それを業務中に反復して身に付けました。

そのため、就職してからはExcelの操作で特に困ったことはありませんでした。継続は力なりです。

セル結合は良くないです・・・本当に良くないです・・・。理由は、2つあります。

まず、1つ目のセルの移動やコピペが出来なくなる問題は、既にシートの中に書いてある内容を移動するときや、既にある表の罫線を拡張したりなどするときに起きる問題です。

結合セルがあると、「この操作は結合したセルには行えません。」とかいうメッセージが表示されて、ペースト出来ないのです。

そして、もう一つ、表のソートが出来なくなるというのは、ExcelやGoogleスプレッドシートには一番上の行から表をフィルターおよびソートする機能があります。

しかし、そのソートおよびフィルターの便利機能も結合されているセルがあると、利用できなくなるのです。結合セルがあると、この場合は「この操作を行うには、すべての結合セルを同じ大きさにする必要があります。」が表示されます。

そのため、セル結合は使わずに、使いたくなる状況では見栄えを整えるために、以下の手段を講じます。

ケース	整形の手段
横のセルと結合したくなったら・・・	・まとめたいセルを複数選択して、右クリック＞「セルの書式設定」＞「配置」タブ＞「横位置」を「選択範囲内で中央」を選択してOK。（Googleスプレッドシートでは出来ない。）・内容は1つのセルのみに書いて、罫線は外枠のみ表示させる。
縦のセルと結合したくなったら・・・	・同じ内容を個々のセルに書く。・内容は1つのセルのみに書いて、罫線は外枠のみ表示させる。

まとめたいセルを複数選択して、右クリック＞「セルの書式設定」＞「配置」タブ＞「横位置」を「選択範囲内で中央」を選択してOK。